Guía completa para gestionar un alquiler en 2025

1. Introducción: cómo cambia gestionar un alquiler en 2025

Gestionar un alquiler en 2025 no tiene nada que ver con cómo se hacía hace 10 o 15 años. La normativa ha cambiado, las expectativas de los inquilinos son distintas y, sobre todo, la forma de relacionarte con tu alquiler es mucho más digital.

A todo esto se suma la nueva normativa de vivienda, los límites a las subidas en determinados escenarios, la necesidad de documentarlo todo y un punto clave que muchos propietarios pasan por alto: si no tienes tu alquiler ordenado, cualquier problema se hace el doble de grande.

Por eso en esta guía no solo te contamos “la teoría”, sino cómo llevarlo a la práctica usando herramientas reales como Tuerca.es, donde puedes centralizar toda la información de tus propiedades: rentas, gastos, contratos, inventario, inquilinos y más.

2. Requisitos antes de alquilar un piso

Antes de publicar tu anuncio en cualquier portal o enseñar tu piso, hay varios requisitos que deberías tener listos. No solo por obligación legal, sino por evitar problemas más adelante.

3. Cómo fijar el precio del alquiler

El precio es uno de los puntos más delicados: si te pasas, el piso se queda vacío; si te quedas corto, renuncias a rentabilidad y luego es más difícil subir. Lo ideal es apoyarte en datos.

3.1. Factores a tener en cuenta

• Ubicación exacta (barrio, calle y comunicaciones).
• Superficie útil y distribución.
• Estado de conservación y reformas recientes.
• Altura, orientación y vistas.
• Extras: ascensor, parking, trastero, zonas comunes.
• Si se incluye o no comunidad, IBI y suministros.

3.2. Tabla orientativa de rentas (ejemplo)

*Datos meramente orientativos, no oficiales. El mercado real cambia por barrio, estado y situación de la vivienda.

3.3. Calcula la rentabilidad real

Más allá de “lo que pagan en el barrio”, lo interesante es saber si la operación es rentable comparada con otras opciones de inversión.

Para esto puedes utilizar nuestra herramienta gratuita:

4. Obligaciones legales del propietario en 2025

El marco legal básico sigue siendo la Ley de Arrendamientos Urbanos (LAU), complementada por la normativa de vivienda y la regulación específica de cada comunidad autónoma.

4.1. Obligaciones principales

• Entregar la vivienda en condiciones de habitabilidad.
• Realizar las reparaciones necesarias para conservar la vivienda en condiciones de uso.
• Depositar la fianza en el organismo competente de tu comunidad autónoma.
• Respetar la duración mínima y prórrogas obligatorias en contratos de vivienda habitual.
• Declarar correctamente las rentas en el IRPF.
• No acceder a la vivienda sin consentimiento del inquilino.

Además, la Ley 12/2023 de vivienda introduce límites específicos en determinadas situaciones, especialmente en zonas tensionadas y grandes tenedores, así como topes a determinadas subidas según índices de referencia.

5. Tipos de contratos y duración

Escoger bien el tipo de contrato es tan importante como fijar el precio o elegir al inquilino.

6. Cómo seleccionar al inquilino ideal

Un buen inquilino no es solo alguien que pague: también debe cuidar la vivienda, respetar la convivencia y ser transparente contigo.

6.1. Criterios de solvencia

6.2. Regla del 35%

Como referencia general, se recomienda que el alquiler no supere el 35% de los ingresos netos mensuales del hogar arrendatario. Superar esta cifra suele aumentar el riesgo de impagos.

6.3. Gestión de inquilinos en Tuerca

En lugar de tener fichas en papel, WhatsApps sueltos y contratos desperdigados, puedes gestionar tus inquilinos de forma centralizada:

• Ficha de cada inquilino asociada a cada propiedad.
• Historial de pagos y retrasos.
• Contacto centralizado para notificaciones.

7. Gestión de la fianza

La fianza es una garantía económica obligatoria en los contratos de alquiler, regulada por la LAU y por la normativa autonómica de cada comunidad.

7.1. Cantidades habituales

• 1 mes de fianza legal para alquiler de vivienda.
• 2 meses de fianza legal para locales de negocio.
• Posibilidad de pedir garantías adicionales (aval, depósito extra…).

7.2. Depósito de la fianza en el organismo autonómico

En la mayoría de comunidades autónomas, el propietario debe depositar la fianza en un organismo público (INCASÒL, IVIMA, AVRA, etc.). No hacerlo puede implicar sanciones.

7.3. Devolución

Al finalizar el contrato, deberás revisar:

• Estado general de la vivienda.
• Consumos pendientes (agua, luz, gas…).
• Si hay o no daños imputables al inquilino.

Consejo práctico: documenta la entrega de llaves y el estado final de la vivienda con fotos y un acta de entrega. Todo esto puedes guardarlo en la ficha de la propiedad dentro de Tuerca.

8. Gestión mensual del alquiler

Una vez firmado el contrato empieza el trabajo real: la gestión mensual. Aquí es donde muchos propietarios pierden el control del flujo de dinero.

8.1. Tareas mensuales típicas

• Registrar el cobro del alquiler.
• Registrar los gastos recurrentes (comunidad, seguro, hipoteca…).
• Generar o enviar recibos si lo consideras oportuno.
• Controlar retrasos y recargos pactados.
• Registrar incidencias y su resolución.

8.2. Ejemplo de flujo ideal

1. El inquilino hace la transferencia el día 1.
2. Compruebas el ingreso en tu banco.
3. Entras en Tuerca y marcas la renta de ese mes como cobrada.
4. Registra automáticamente el ingreso en el histórico de la propiedad.
5. Si quieres, descargas o envías un recibo.

9. Control de gastos, impuestos y rentas

Rentabilidad no es solo lo que entra, sino lo que queda después de restar todos los gastos. Llevar ese control te ayuda a tomar decisiones: ¿subir renta?, ¿vender?, ¿reformar?, ¿ampliar cartera?

9.1. Principales gastos deducibles

9.2. Registro de gastos en Tuerca

Para que este control no se quede en papel, puedes registrar todos tus gastos relacionados con el alquiler:

• IBI y seguros.
• Gastos de comunidad.
• Reparaciones y facturas de industriales.
• Pequeñas intervenciones y material.

10. Qué hacer si el inquilino no paga

Nadie quiere llegar a este punto, pero es mejor tener claro el protocolo antes de que ocurra.

10.1. Pasos recomendados

1. Confirmar con el inquilino si se trata de un despiste o problema puntual.
2. Registrar en Tuerca que la renta de ese mes está pendiente.
3. Enviar un recordatorio amistoso por escrito (email o mensaje).
4. Si persiste, mandar una comunicación más formal (burofax).
5. Si no hay solución, valorar el inicio de un procedimiento de desahucio.

Llevar un histórico de pagos y comunicaciones es clave para poder demostrar la situación en caso de conflicto.

11. Obras, averías y mantenimiento

Toda vivienda alquilada requiere cierto mantenimiento. La clave está en diferenciar quién asume qué.

11.1. A cargo del propietario

• Reparaciones estructurales o generales.
• Sustitución de elementos que dejan de funcionar por antigüedad.
• Solución de humedades estructurales.

11.2. A cargo del inquilino

• Pequeñas reparaciones derivadas del uso ordinario.
• Daños provocados por un uso inadecuado.
• Sustitución de elementos dañados por negligencia.

Es muy recomendable que cualquier actuación se comunique por escrito y que queden registradas fotos del antes y el después.

12. Renovación del contrato

Al acercarse el final del contrato, deberás decidir si quieres renovar, modificar condiciones o terminar la relación contractual.

• Revisa la puntualidad de pagos y el cuidado del inmueble.
• Analiza si el precio actual sigue alineado con el mercado.
• Comunica tu decisión con antelación, por escrito.

Si decides renovar, puedes preparar un anexo de renovación o un nuevo contrato. Tuerca te ayuda a conservar el histórico completo de contratos y anexos dentro de la ficha de cada propiedad.

13. Subidas de precio permitidas

La actualización de la renta está limitada por la normativa vigente y, en determinados contextos, por índices de referencia oficiales.

Lo fundamental es:

• Respetar los límites de actualización fijados por la ley para ese año.
• Indicar claramente en el contrato qué índice se utilizará (cuando proceda).
• Comunicar la actualización por escrito, con desglose.

En Tuerca puedes registrar estos cambios y dejar constancia de la nueva renta acordada para cada periodo.

14. Desalojo, resolución y recuperación de la vivienda

La resolución de un contrato de alquiler puede venir motivada por múltiples causas:

• Finalización del plazo sin prórroga.
• Impagos reiterados.
• Subarriendo inconsentido.
• Daños graves en la vivienda.
• Usos distintos a los pactados (actividades molestas u ilícitas).

Siempre que sea posible, es preferible llegar a soluciones pactadas por escrito. Si no es viable, deberás acudir a un procedimiento judicial con el apoyo de un profesional.

Llevar tu alquiler ordenado (pagos, comunicaciones, contratos, anexos…) te sitúa en una posición mucho más sólida si necesitas defender tus derechos.

16. Checklist final del propietario

Para ayudarte a no dejarte nada, aquí tienes un resumen rápido. Si todos estos puntos están en verde, vas por buen camino.